Альбина Кильдигулова, генеральный директор ООО «Башкирская выставочная компания»: «Выставка – удовольствие не из дешевых, но окупаемое»

Выставочный стенд, без сомнения, можно назвать лицом компании на любой выставке. При этом традиционно на каждом подобном мероприятии можно увидеть два контрастных типа стендов. Первый – масштабные, представительные, яркие, продуманные до мелочей – обычно воздвигают крупные промышленные компании и корпорации, постоянно принимающие участие в специализированны выставках и имеющие постоянно действующую статью в бюджете на эти цели. Второй – небольшие, скромные и довольно «пустующие» – у ряда представителей малого и среднего бизнеса. Как же правильно подготовиться к выставке, чему стоит уделить максимальное внимание, насколько затратен этот процесс и каковы типичные ошибки экспонентов – на эти и другие вопросы отвечает генеральный директор ООО «Башкирская выставочная компания» Альбина Кильдигулова.

– Альбина Вильевна, мы рады поздравить вас с началом нового выставочного сезона! Расскажите, какие выставки ожидаются этой осенью, для кого они будут особенно интересны.

– Наш выставочный сезон мы открываем ставшими уже традиционными, но уже очень востребованными проектами – «Спецтехника» и «Дорожное строительство». Сегодня о строительстве и ремонтах дорог говорят все, у нас же на выставке есть реальная возможность увидеть новинки от производителей и поставщиков техники и оборудования, а специалисты смогут пообщаться и обсудить важные для отрасли вопросы. Этот сентябрь получится очень насыщенным: 11 сентября открываем «Спецтехнику» в Конгресс-Холле, 18 сентября в ДК «Нефтяник» – новый для республики социальный проект «50 Плюс. Все плюсы зрелого возраста». Очень интересная выставка для людей элегантного возраста. Здесь можно будет получить консультации по вопросам здоровья, финансовой и юридической грамотности, мастер-классы по стилю и красоте, рукоделию и садоводству. На выставке будут представлены ТНП, в которых очень заинтересованы люди зрелого возраста. Накануне Дня пожилого человека, думаю, такая выставка станет весьма актуальным событием. 25 сентября на второй арене Дворца спорта начнет работу наш традиционный «Форум Уралстройиндустрия» – пожалуй, без преувеличения, главное осеннее событие строительной отрасли в регионе, с участием более 130 компаний из многих регионов России. Октябрь у нас – это Российский энергетический форум и Индустрия гостеприимства. Два мощных каждый в своей отрасли события.

Как вы поняли, начало сезона обещает быть весьма насыщенным и интересным для специалистов. Впрочем, программы наших выставок рассчитаны таким образом, что тут интересно всем – при каждой выставке проходят конкурсы, в которых могут принять участие все жители республики.

– Каковы плюсы компаний от участия в таких мероприятиях помимо повышения имиджа?

– Выставка – это та площадка, где можно не только продемонстрировать товар лицом, но и очень мобильно построить партнерские отношения на долгие годы. За три-четыре дня работы выставки в одном месте собираются специалисты отрасли из разных регионов, представители смежных сфер деятельности, ведутся переговоры, заключаются соглашения и контракты. В обычное время на обработку такого количества контактов уходят месяцы телефонных переговоров, дорогостоящих командировок.

Кроме того, подобные мероприятия создают благоприятные условия для роста малого и среднего бизнеса, ведь на определенном этапе развития им просто необходимо выходить на новые рубежи. И тогда выставки – сначала региональные, российские, позже – международные – позволяют им находить новых покупателей, черпать идеи, осваивать новые рынки.

– Многие руководители, особенно небольших компаний, считают, что участие в выставке – дорогое удовольствие, которое потянуть сложно. Так ли это? Каковы основные расходы для компании? Сколько стоит участие в выставке (площади, стенды, атрибуты)?

– Практически каждая компания сталкивается с ограниченным бюджетом и необходимостью экономить. Но качественное участие в выставке возможно и в таких условиях. Можно и при малом бюджете сделать яркий и оригинальный стенд, а можно наоборот – при больших затратах не просто не привлечь, но и отпугнуть посетителей.

Смета затрат состоит из следующих позиций: регистрационный взнос, оплата модуля или выставочной площади, транспортировка товаров и выставочного оборудования, выгрузка-погрузка товаров, затраты на сотрудников, которые будут работать на мероприятии (проезд, проживание, питание), затраты на закупку сувенирной продукции, на производство баннеров, стендов, полиграфии, видеопрезентаций, корпоративной одежды и так далее, а также, непременно, нужно учесть и представительские расходы.

Могут быть и дополнительные расходы: аренда оборудования, монтаж и оформление модуля (если у вас сложная конструкция), затраты на рекламу в СМИ, оплата промоутеров, возможно, затраты на организацию какого-либо шоу, которое также можно провести в рамках работы на стенде. Данный список можно продолжать практически до бесконечности, ведь тут все зависит от фантазии экспонента.

– За какое время стоит начинать готовиться к выставке?

– Задуматься об участии в выставке следует за 10-12 месяцев до события. Этого времени достаточно, чтобы хорошо все продумать и подготовиться. Для начала следует выбрать специфику, направленность выставки. Информацию о выставках можно найти как в Интернете, так и в специализированных печатных изданиях. К примеру, у Башкирской выставочной компании есть четко разработанная программа по выставкам, у каждой из них есть свое календарное место, каждая выставка – это уже своего рода бренд. В своем планировании мы исходим из того, что главное здесь – постоянство: выставки должны быть регулярными и проходить в одни и те же сроки. Это позволяет строить компаниям планы в соответствии с нашим календарным планом.

К серьезным выставкам, имеющим статус международных, готовятся заранее, то есть заканчивается одна выставка – и начинается подготовка к следующей. Некоторые начинают готовиться после утверждения бюджета, кто-то за месяц-два. Оптимальное время, чтобы утрясти все дела и подготовиться морально и финансово – от 3 до 6 месяцев.

После того, как компания определилась с выставкой, в которой собирается принять участие, необходимо связаться с организаторами и подать заявку на участие. Получив заявку, вам должны предоставить пакет документов. И начинается работа с организаторами по подготовке экспозиции, которая продолжится до начала выставки.

– Как правильно подготовить выставочный стенд?

– При выборе места для выставочного стенда важно знать: технические характеристики выставочной площадки (высота потолков, наличие колонн, подвесных систем и друоге), возможность подвода коммуникаций (электричество, вода, интернет и тому подобное). Нелишним будет выяснить, кто из участников располагается рядом, где находятся конкуренты или партнеры.

Размер стенда зависит от цели участия в выставке, количества персонала на стенде, габаритов выставляемых экспонатов и тому подобное.

Экспонент должен определиться, какую площадь арендовать – оборудованную или необорудованную. Оборудованная площадь – это выставочный стенд из стандартных конструкций, в него обычно входит ковровое покрытие, стены, стол и стулья, лампы освещения и фризовые панели с названием компании. Такой набор может быть интересен для небольших стендов от двух до 15 квадратных метров, когда есть большое количество эффектных экспонатов, своих оформительских материалов, и важна экономичность, а не имиджевая составляющая.

Необорудованная площадь – это место на выставке («голый» пол), которое необходимо оформить самостоятельно или с помощью дизайнерских и строительных компаний. При аренде необорудованной площади необходимо заказать у организаторов подвод электричества к стенду, а также других коммуникаций, так как они не входят в стоимость аренды.

Если нужен нестандартный, индивидуальный стенд, который будет учитывать все пожелания компании, то следует заключить договор на необорудованную площадь. Тогда следующий шаг – проектирование будущего выставочного пространства.

Чтобы работа на выставке была эффективной, ориентировочно за две недели до ее начала стоит заняться приглашением посетителей на ваш стенд самостоятельно. В таком случае можно заранее запланировать встречу с заинтересованными клиентами, которые также смогут и посмотреть на вашу продукцию.

За день до мероприятия надо полностью подготовить стенд, оформить его, расставить технику, оборудование, проверить, работает ли электричество, есть ли в наличии необходимые вещи: столы, стулья, корзина для мусора и так далее. Подготовьте раздаточный материал, подключите технику, отрепетируйте программу, организуйте место для VIP-гостей, а самое главное, не забудьте про карточки клиентов, в которые будете заносить данные о посетителях. Заранее уточните у организаторов, как будет проходить регистрация участников, нужно ли дополнительно регистрироваться на парковку и когда будут готовы оригиналы документов.

– Что стоит учитывать при подготовке стенда?

– Стенд должен быть ярким и привлекающим внимание. Его цветовое решение должно соответствовать корпоративным цветам компании. Но при этом не стоит перегружать стенд большим количеством технических плакатов, всю информацию гораздо удобнее разместить в раздаточном материале, чтобы каждый, получивший ее, мог впоследствии, не спеша, проанализировать ее.

Очень актуально и современно сегодня выглядят мультимедийные решения – так называемые «виртуальные промоутеры», светодиодные модули, сенсорные экраны, ноутбуки, наконец. Технические возможности оформления экспозиций сейчас практически безграничны.

Если есть возможность, то не просто можно, но и нужно выставлять на нем образцы продукции и действующие экспонаты, ведь выставка – это не картинка, а наглядная демонстрация возможностей вашей компании. Но если по ряду причин привезти продукцию не представляется возможным, то макеты тоже придадут солидности и живости вашей экспозиции. В этом случае целесообразно использовать мультимедиа. И это как раз тот момент, который отвечает на вопрос о наиболее эффективном использовании бюджета участия в выставке вашей компании.

– Какие типичные ошибки допускают компании при подготовке и участии к выставке?

– Из наиболее типичных ошибок, допускаемых компаниями, при подготовке к выставке стоит выделить недостаточно проработанные документы до начала выставки. Бывает так, что за день до начала выставки выясняется, что некоторые моменты были не до конца проработаны. Выставка – мероприятие очень ответственное, поэтому нужно заранее продумать совместно с организаторами все вопросы, даже самые незначительные: розетки, раздаточный материал и тому подобное.

Еще одна грубейшая ошибка, когда компании выставляют на стенд недостаточно компетентных людей по принципу: «без тебя мы сегодня в офисе обойдемся». А ведь успех или неудача в выставке для фирмы в большой степени зависят от работы ее сотрудников на ней. Только полное осознание ими целей выставки, методов работы с посетителями и внутренней дисциплины может превратить выставочный стенд из обычной магазинной витрины в стартовую площадку для запуска новой продукции на рынок. Независимо от того, кто будет работать на стенде: ваши коллеги или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо предварительно подготовить и тренировать. Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника. Объясните, как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки можно максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах.

Очень важно наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Не забудьте обеспечить персонал мобильной связью. Иногда лучше позвонить, чем ждать до завтра. Помните, что ваши конкуренты не дремлют.

Также нельзя долго отсутствовать на стенде, даже если сотрудник находится на выставке и проводит переговоры с другими компаниями. В таком случае вы рискуете пропустить важный контакт с заинтересованным посетителем.

– Есть ли определенные табу для экспонентов – то, что ни в коем случае не стоит делать?

– Конечно, есть! Больше всего следует бояться неряшливости и беспорядка на стенде. Нельзя плохо выглядеть, нельзя быть невнимательным к посетителям и другим участникам. Важно понимать, что стенд – это лицо предприятия в данный момент времени в данном месте. И если вы серьезно относитесь к своему бизнесу, то и вы, и ваш стенд должны выглядеть отлично.

Хочу также отметить, что выставка – это не сиюминутное мероприятие. Самое главное – работа после. Во-первых, на стенде должно быть жесткое и незыблемое правило – от любой деловой встречи должен остаться след. То есть краткие записи бесед должны оформляться немедленно и обязательно обобщаться в конце дня. Кто приходил, откуда (организация и телефон), чем интересовались, о чем договорились, что обещали – этот тот минимум, который необходимо зафиксировать. Сразу после выставки необходимо провести короткое совещание, чтобы зафиксировать все приобретенные знания, пока они еще свежи в памяти. После окончания выставки, не позднее чем через 3-5 дней, на основании этих записей и еще свежих впечатлений от выставочной работы должен быть составлен аналитический обзор с анализом результатов выставки (удач и недоработок) с планом мероприятий по развитию результатов этой работы.

Все понимают, что выставка – удовольствие не из дешевых. И только грамотная работа до, во время и после выставки может окупить те средства, которые вы в нее вкладываете.