Бизнес на доставках и перевозках — большой, непрерывно движущийся механизм. Он требует от своих создателей пристального контроля, точных настроек, постоянных вложений сил, времени и средств. Весомое звено этой цепи — водители. Как отрегулировать их работу, чтобы клиенты были довольны, а бюджет выдержан? Своими бизнес-инсайтами поделился управляющий службой доставки готовых блюд в Уфе Александр Валеев.
Оптимизируем работу сотрудников
Сервисы доставок еды, перевозки и курьерские службы — сфера, требующая бесперебойной работы. Необходимо строго укладываться в дедлайны и оправдывать ожидания клиентов. Но даже имея штат дисциплинированных водителей и курьеров, нельзя исключать внешние факторы: пробки, форс-мажоры, ажиотаж заказов.
Чтобы оптимизировать работу, грамотные управленцы распределяют сотрудников по конкретным территориям. Так водители передвигаются в строго обозначенных координатах, не тратят время на поездки из одного конца города в другой. А если у работодателя несколько точек в городе, то он закрепляет водителя за той, что ближе к его месту жительства — так можно исключить утренние опоздания.
— Важно определить пиковые дни и часы, в которые заказов много, а трафик плотнее обычного. Исходя из этого формировать график для сотрудников на должностях разъездного характера. Например, на вечер пятницы, выходные и праздники мы всегда планируем усиление. В результате команда легко вывозит даже максимальный загруз. Также хорошо учитывать в графике наиболее свободные часы, чтобы машины и их водители не простаивали, — отмечает представитель компании.
Находим удобный механизм заправки
Долгое время по сути единственным способом корпоративной оплаты топлива был подавансовый отчет. Сотруднику начисляли средства, в конце периода он отчитывался по ним, предоставляя чеки с АЗС. Вариант не самый прозрачный и удобный — лишняя головная боль бухгалтеру и морока с перерасходами. Его быстро потеснил безналичный расчет по топливной карте.
— Плюс был в том, что счет можно пополнить быстро, документооборот электронный. Но когда у тебя одновременно 5 водителей с пустыми баками, а свободная карта одна — она уже не поможет. Уйдет куча времени, чтобы всех заправить, причем сделать это можно только на АЗС-партнерах. Приходилось постоянно передавать карту между водителями, контролировать, у кого она, чтобы ее случайно не потеряли или не забрали уволившиеся сотрудники. Завести карты по числу работников тоже не всегда рационально: за выпуск каждого экземпляра нужно платить, — вспоминает Александр Валеев.
К счастью управляющего и у этого способа появилась альтернатива. Речь идет про «Яндекс.Заправки».
«Яндекс.Заправки» — сервис бесконтактной оплаты топлива. С его помощью можно рассчитываться на АЗС в пару кликов на экране смартфона и даже не выходя из машины. Сейчас «Заправки» доступны в «Навигаторе», «Яндекс.Картах» и собственном отдельном приложении.
Любая компания — не важно, один водитель у нее в штате или десятки — может заправлять своих водителей с единой корпоративной карты или счета. Для этого в сервисе есть инструменты — бизнес-аккаунт и партнерский кабинет. Через эти инструменты предприниматель сможет подключить своих сотрудников к заправке с корпоративной карты в несколько кликов. А водителю на АЗС будет достаточно зайти в одноименное приложение (или же в сервисы «Навигатор» или «Карты»), выбрать колонку, тип топлива и прямо в приложении его оплатить.
При этом выбор АЗС практически не ограничен: по всей стране к сервису подключены более 7700 станций сети «Роснефть», «BP», «Башнефть», Shell, «Татнефть», «ЕКА», «Нефтьмагистраль» и другие.
Ищем реальные способы сэкономить
Затраты на топливо — если не львиная доля бюджета в сфере доставок, то хороший ее кусок. Экстремальные способы экономии вроде топлива сомнительного качества и веера бонусных карт можно даже не рассматривать. Корпоративным клиентам нужно тщательно упакованное решение, в котором сразу будет предусмотрен максимум возможностей.
— В этом отношении «Яндекс.Заправки» также подошли нам лучше всего. Во-первых, в приложении можно сравнить цены и выбрать ближайшую АЗС с оптимальным прайсом. Во-вторых, сервис предоставляет закрывающие документы, а значит, мы можем возвращать НДС, — рассказывает Александр Валеев.
Кроме того, сервис периодически запускает выгодные спецпредложения. Так, прямо сейчас для корпоративных клиентов действует совместная акция с Mastercard. Если у компании есть бизнес-карта этой платежной системы, ее можно привязать к аккаунту для оплаты топлива и получать скидку до 5%. Для пользователей банка ПСБ выгода еще больше — до 10%. Важно, что оплата списывается в момент заправки с данной карты и нет необходимости авансировать топливо.
— Кстати, сервис предоставляет отсрочку платежа. Можно заправлять водителей, а оплатить топливо позже. Недавно нас это очень выручило — в форс-мажорной ситуации не пришлось «вскрывать» финансовую подушку безопасности, чтобы погасить затраты на горючее.
Контролируем процессы даже удаленно
Каким бы отточенным ни был механизм управления персоналом, дальновидный менеджер всегда держит руку на пульсе. Сейчас контролировать рабочие процессы стало проще — благодаря онлайн-инструментам делать это можно в любом месте и в любое время. Это особенно важно тем, кто имеет дело с работой разъездного характера.
— У нас несколько рабочих чатов в мессенджерах для обсуждения текущих вопросов, корпоративное приложение, через которое сотрудники разбирают задачи и отмечают этапы их выполнения. В любой момент я могу узнать о занятости того или иного курьера. А с помощью тех же «Яндекс.Заправок» — удаленно подключать водителей к аккаунту и формировать для каждого их них лимит суммы на топливо, — делится менеджер компании.
А еще в партнерском кабинете можно получить не только данные по заказам топлива каждого сотрудника, но и сводную информацию по всем — в виде удобного графика.
Количество полезных инструментов для корпоративных клиентов в «Яндекс.Заправках» постоянно растет. Наиболее удобный способ обслуживания могут выбрать для себя компании любого масштаба.
Например, бизнес-аккаунт позволяет заправлять до 50 сотрудников с одной банковской карты. Причем сделать это можно без топливных карт — оплачивать горючее можно онлайн в любом из приложений: «Яндекс.Заправки», «Яндекс.Карты» или «Яндекс.Навигатор». А вот закрывающие документы для возврата НДС в таком аккаунте недоступны. Чтобы получать их в конце месяца прямо на почту, нужен партнерский кабинет. У этого инструмента расширенный функционал: число пользователей не ограничено, оплату можно настроить с карты или автоматически созданного лицевого счета, действует отсрочка платежа. Для доступа в партнерский кабинет нужно зарегистрироваться на сайте «Яндекс.Заправок».
— «Яндекс.Заправки» подходят любым бизнесам: от ИП до крупных компаний. В сервисе можно заправлять сотрудников по всей России без комиссий. Если машин и водителей немного — выбирайте бизнес-аккаунт, чтобы быстро начать заправлять сотрудников с одной карты, легко подключать и отключать их. А если нужны закрывающие документы, то лучше зарегистрироваться как корпоративный клиент. Тогда станут доступны расширенные возможности, — комментирует руководитель «Яндекс.Заправок» Артём Прудников.