Как выполнить большую задачу вовремя?

После событий 11 сентября 2001 года работа разведывательного управления США была изменена. Одна из основных «перестроек» коснулась принципов хранения, обработки и доступа агентов к информации. Невероятно, но до печальных событий, которые потрясли весь мир, ФБР в основном использовал бумажный документооборот. Не удивительно, что разрозненные агентурные данные о подозрительных личностях, никто не смог собрать в единую картину.

Нет, систему электронного документооборота делали. Но в течение нескольких лет воз был и ныне там, а 90% выделенного на это бюджета уже было потрачено. После 11 сентября, критики ФБР в прессе и прочих событий, стало понятно, что нужен совершенно другой подход к созданию электронной базы данных. ФБР пригласили в качестве консультанта Джеффа Сазерленда и его команду. Он полностью изменил подход к работе над таким большим проектом.

Для работы над такими огромными проектами ученый Джефф Сазерленд предлагает использовать систему Scrum. В первую очередь, Scrum отвергает все иллюзорные планы и красивые графики, которые на практике ничего не значат. «Вы должны точно знать, сколько времени вам потребуется на создание чего-либо», – говорит Джефф Сазерленд. Жесткие сроки, постоянный контроль над работой на определенных участках, сплоченная небольшая команда – и за небольшой срок Джеффу Сазерленду удалось помочь ФБР сделать специальную ИТ-систему, которая хранит в себе огромное количество информации. Небольшая ремарка – все было сделано на оставшиеся 10% выделенного ранее бюджета. Scrum («схватка») – это спортивный термин из регби. Он обозначает метод командной игры, позволяющий завладеть мячом и вести его дальше по полю, а для этого нужны слаженность, единство намерений и четкое понимание цели.

Эта история легла в «зачин» книги «Scrum. Революционный метод управления проектами».

Основа методики в общем-то, довольно простая. Большой проект нужно трезво оценить с точки зрения временных и трудовых затрат и поделить на небольшие отрезки. Задача – постоянный контроль за работой в этих небольших отрезках. Отрезки автор называет спринтами.

По мнению Джозеффа Сазерленда, контроль на коротких отрезках и фиксация выполненных задач не позволят потерять управление над большим проектом. К назначенному сроку у вас будет четкое понимание объема работы, который сделан и который еще предстоит выполнить.

Для удобства в работе автор предлагает использовать скрам-доски, которые представляют собой простейшие графики с тремя главами «Нужно сделать», «В работе», «Сделано». Перед началом работы с каждым спринтом автор предлагает наклеивать стикер с задачей в первую колонку и по мере выполнения передвигать его по доске.

Интересно, что о методике есть статья в Википедии. Вот как описывается Scrum в Свободной энциклопедии: «Scrum ( англ. scrum «толкучка») – методология управления проектами, применяющаяся при необходимости гибкой разработки. Методология делает акцент на качественном контроле процесса разработки.

Кроме управления проектами по разработке ПО, Scrum может также использоваться в работе команд поддержки программного обеспечения, или как подход к управлению разработкой и сопровождению программ: Scrum of Scrums».

Может показаться, что эта книга в первую очередь адресована руководителям проектов и ИТ-специалистам. Потому что все примеры из книги так или иначе касаются проектов, связанных с высокими технологиями. Но что мешает применять Scrum в обычной жизни?

Скажем, вы планируете затеять ремонт. Это же настоящее стихийное бедствие, которое при неблагополучном стечении обстоятельств (нехватки средств или времени, болезнь исполнителя, удорожании сметы, ссорах между вами и вашими членами семьи из-за цвета обоев) может затянуться на несколько месяцев или даже лет. Не хотите этого? Тогда попробуйте применить Scrum. Например, спринтом в этом случае будет одна-две недели, которые вы выделите для ремонта одной комнаты. И в этот период нужно внести такие пункты как: вынести мебель из комнаты, ободрать старые обои, покрасить батареи, сменить оконные рамы, побелить потолок, покрасить батареи, положить ламинат, поклеить обои, расставить мебель, повесить шторы и т.п. Эти подпункты прекрасно расположатся на скрам-доске. Повесьте ее на холодильник и вычеркивайте сделанные пункты. Когда все идет по графику, то спокойнее, что ничего важного не упустишь.

Сессия? Отлично. Спринт – подготовка к одному экзамену в сжатые сроки. Скрам-доска будет включать в себя темы сдаваемого предмета, на которые нужно обратить внимание в первую очередь.

При желании принцип Scrum можно применять в жизни постоянно.

Книгу «Scrum. Революционный метод управления проектами» нельзя назвать откровением. Возможно, некоторые руководители используют похожие принципы в работе над большими задачами. У Глеба Архангельского, например, есть схожий принцип: слона нужно есть кусочками. Не знаешь, как выполнить большую задачу (съесть слона), разбей ее на мелкие и выполняй постепенно, по четкому плану (ешь кусочками).

Но нельзя не назвать достоинства издания – прекрасный перевод, книга читается очень легко. За это спасибо издательству «МИФ»! Это не просто бизнес-литература в чистом виде, тут есть немало и художественных достоинств.